Digitalisation de l’accueil sécurité HSE : « de masse » ou « au compte-goutte »

Chez Preexi, nous n’avons pas la visite du contrôleur de la sécurité de la Carsat, et nous ne sommes pas amenés à fréquenter les urgences pour nos collaborateurs. Pour autant, « l’accueil sécurité » de nos clients est au centre de nos préoccupations, tout comme vous.
Vous devez former et informer les nouveaux salariés sur les risques présents dans l’entreprise et sur ses grands principes de prévention pour préserver la santé et l’intégrité de vos collaborateurs (ci-dessous les obligations de l’employeur face à la loi, Article L. 4121-1 et Article L. 4141-1).
En matière de digitalisation de l’accueil sécurité, notre expérience nous a permis de rencontrer des situations de tailles très différentes.

Accueil sécurité « de masse »

AVANT
Lors de recrutements de masse ou dans les très grandes usines (industrie pétrolière, nucléaire, etc.), l’accueil sécurité est critique et peut impliquer un nombre important de sessions (jusqu’à plus de 70 par an), avec chacune 20 à 30 personnes. Les groupes sont composés d’intérimaires, de sous-traitants, de prestataires liés au transport, de nouveaux entrants.
L’accueil sécurité est une étape obligatoire et conditionne l’accès au site. En cas d’échec au test final, le nouvel entrant ne pourra pas passer le poste de garde.
Le calendrier des sessions est parfois très rythmé. Le contenu peut être assez dense et couvrir :

• La présentation du site,
• Les règles de sûreté,
• Les consignes de sécurité,
• Les permis et le lancement du travail,
• L’organisation du chantier,
• Les arrêts d’usine.

En présentiel, l’accueil sécurité durait une matinée (2h30 sans la pause). Il mobilisait 2 formateurs du service HSE, qui intervenaient à raison de 2 sessions par semaine à l’aide de PowerPoint (plus de 200 slides). Le test final était sur papier, et les formateurs devaient transmettre au poste de garde la liste des personnes ayant réussi le test et qui pouvaient accéder au site. Il fallait noter les dates de passage de chaque personne, car l’accueil sécurité est valable 2 ans.

APRÈS
La digitalisation de l’accueil sécurité a permis de réduire le temps de la formation à 1h30, avec la présence d’un seul formateur en qualité de superviseur, chargé de répondre aux sollicitations des apprenants. La salle de formation a été aménagée avec des tablettes et des casques pour accueillir un maximum de 30 personnes.
Les contenus ont été digitalisés et organisés en parcours de formation, avec en majorité des vidéos pédagogiques concises et ludiques. Chaque sujet fait l’objet d’un quiz, et une note est calculée sur le parcours global. Le formateur sur place complète ces périodes d’autonomie et intervient pour guider les apprenants tout au long du quiz. Cette évaluation pondérée permet de valider ou non l’accueil sécurité.
Le développement d’une plateforme a permis de tracer l’ensemble des apprenants par catégorie (nouveaux salariés, intérimaires, prestataires).
L’enregistrement des tests permet au poste de garde d’être informé en temps réel des résultats, et il peut facilement gérer la validité de l’accueil. De plus, la plateforme est accessible aux intervenants des sociétés extérieures, afin qu’ils puissent suivre la formation « à blanc » depuis leur entreprise. Ainsi, ils seront plus familiarisés avec le contexte de leurs futures interventions.
Pour les salariés, ils peuvent accéder aux différents modules en mode révision ou à la demande de leurs managers.

Accueil sécurité « au compte-goutte »

AVANT
Dans les structures de taille plus restreinte et/ou dans les entreprises présentant des risques conséquents (type Seveso), le nombre de nouveaux entrants est réduit, mais les entrées se font « au compte-goutte » et en permanence.
C’est souvent le responsable HSE qui intervient dans une salle de réunion ou dans son bureau. Il est interrompu dans son planning hebdomadaire à chaque nouvelle entrée. Parfois, c’est un autre collaborateur qui intervient. Le support PowerPoint n’est pas toujours le même suivant l’intervenant.

APRÈS
La digitalisation de cet accueil sécurité permet de libérer du temps au service HSE, mais surtout, elle automatise l’accueil sécurité, qui devient accessible à tout moment. Le parcours est organisé selon trois étapes : le contenu (e-learning ou vidéo), le quiz, et un livret A5 qui résume l’ensemble du parcours.

Dans tous les cas, la digitalisation de l’accueil sécurité a pu apporter :

• Une réponse quantitative
  • Un gain de temps pour le service HSE (organisation de sessions) qui permet une plus forte présence sur le terrain
  • Une réduction des coûts qui peut être réinvestie sur d’autres sujets
  • L’automatisation du processus d’accueil avec une diffusion rapide
  • Une traçabilité fiable et adaptée aux contrôles et audits
• Une réponse qualitative
  • Un accueil sécurité personnalisé aux risques de l’entreprise
  • Une personnalisation par métier, site ou rôle
  • La garantie d’un contenu conforme et homogène
  • Un accès distant en permanence
  • Une mise à jour facile des contenus

Digitaliser l’accueil sécurité permet à toute entreprise de gagner en efficacité, d’améliorer la gestion des risques et la conformité à ses engagements sécurité. Pour l’apprenant, c’est lui proposer une expérience plus ludique, plus facile à mémoriser et plus engageante.

Attention à ne pas confondre les actions liées à l’accueil sécurité avec celles liées aux formations sécurité. Ces dernières sont organisées en mode hybride : une partie en digital et une partie de formation pratique au poste de travail ou avec un complément type « chasse aux risques ».

Et vous, êtes-vous plutôt « accueil sécurité de masse » ou « au compte-goutte » ? Peut-être entre les deux ? 😊
Contactez-nous dès maintenant pour découvrir comment nous pouvons adapter l’accueil sécurité de votre entreprise à vos besoins spécifiques !